EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO Es un concepto dinámico, porque las organizaciones siempre evalúan a los empleados, formal o informalmente, con cierta continuidad. Además, la evaluación del desempeño representa una técnica de administración imprescindible dentro de la actividad administrativa. Es un medio que permite detectar problemas en la supervisión del personal y en la integración del empleado a la organización o al puesto que ocupa, así como discordancias, desaprovechamiento de empleados que tienen más potencial que el exigido por el puesto, problemas de motivación, etc. Los primeros pasos del encargado de la función de administración de recursos humanos dirigidos a implantar la evaluación del desempeño deben ser: 1. Garantizar que exista un clima laboral de respeto y confianza entre las personas. 2. Propiciar que las personas asuman responsabilidades y definan metas de trabajo. 3. Desarrollar un estilo de administración democrático, participativo y consultivo. 4. Crear un propósito de dirección, futuro y mejora continua de las personas. 5. Generar una expectativa permanente de aprendizaje, innovación, desarrollo personal y profesional. 6. Transformar la evaluación del desempeño en un proceso de diagnóstico de oportunidades de crecimiento, en lugar de que sea un sistema arbitrario, basado en juicios RESPONSABILIDADES EN LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO A)El gerente: Como el gerente o el supervisor no cuentan con conocimientos especializados para proyectar, mantener y desarrollar un plan sistemático de evaluación de las personas, el área encargada de la administración de las personas desempeña una función de staff y se encarga de instituir, dar seguimiento y controlar el sistema, si bien cada jefe conserva su autoridad de línea y evalúa el trabajo de los subordinados por medio del esquema que marca el sistema. b) La propia persona: Esas organizaciones emplean la autoevaluación del desempeño, de modo que cada persona evalúa el propio cumplimiento de su puesto, eficiencia y eficacia, teniendo en cuenta determinados indicadores que le proporcionan el gerente o la organización. c) El individuo y el gerente: Actualmente, las organizaciones adoptan un esquema, avanzado y dinámico, de la administración del desempeño. 1. Formulación de objetivos mediante consenso. los cuales son formulados conjuntamente por el evaluado y su gerente, mediante una auténtica negociación entre ambos para poder llegar a un consenso. 2. Compromiso personal para conjuntamente
poder
alcanzar
los
objetivos
formulados
3. Acuerdo y negociación con el gerente respecto a la asignación de los recursos y a los medios necesarios para alcanzar los objetivos.: Esos recursos y medios pueden ser
materiales (como equipamientos, máquinas, etc.), humanos (equipo de trabajo, etc.) o también inversiones personales en la capacitación y el desarrollo profesional del evaluado. Representan una forma de costo por alcanzar los objetivos deseados. 4. Desempeño: Se trata del comportamiento del evaluado encaminado a alcanzar efectivamente los objetivos formulados 5. Medición constante de los resultados y comparación con los objetivos formulados. Se trata de constatar los costos-beneficios que implica el proceso 6. Retroalimentación intensiva y continua evaluación conjunta.: el evaluado debe saber cómo está marchando para poder establecer una relación entre su esfuerzo y el resultado alcanzado. d) El equipo de trabajo: Asume la responsabilidad de evaluar el desempeño de sus participantes y de defi nir sus objetivos y metas. e) El área de recursos humanos: Como todo proceso centralizador, éste exige reglas y normas burocráticas que restringen la libertad y la flexibilidad de las personas involucradas en el sistema. Además, tiene la desventaja de que funciona con porcentajes y promedios, pero no con el desempeño individual y único de cada persona. Se mueve por lo genérico y no por lo particular f ) La comisión de evaluación: La comisión generalmente incluye a personas que pertenecen a diversas áreas o departamentos y está formada por miembros permanentes y transitorios. Actualmente existe la tendencia a depositar la responsabilidad de la evaluación del desempeño en manos del propio individuo, con la participación de la gerencia para establecer los objetivos que serán alcanzados en forma de consenso. g) Evaluación de 360°: Participan en ella el superior, los colegas y/o compañeros de trabajo, los subordinados, los clientes internos y los externos, los proveedores y todas las personas que giran en torno al evaluado con un alcance de 360°. Los pros y los contras de la evaluación del desempeño de 360° Pros • El sistema es más amplio y las evaluaciones provienen de muchas perspectivas. • La información tiene mejor calidad. La calidad de los evaluadores es más importante que la calidad misma. • Complementa las iniciativas de calidad total y le da importancia a los clientes internos/externos y al equipo. • Como la retroalimentación proviene de varios evaluadores, puede haber preconcepciones y prejuicios. • La retroalimentación proporcionada por los compañeros de trabajo y terceros puede aumentar el desarrollo personal del evaluado. Contras • El sistema es administrativamente complejo porque debe combinar todas las evaluaciones.
• La retroalimentación puede intimidar al evaluado y provocar resentimientos. • Puede involucrar evaluaciones diferentes y encontradas debido a los diversos puntos de vista. • El sistema requiere de capacitación para poder funcionar debidamente. • Las personas la pueden tomar a juego o se pueden coludir, invalidando así la evaluación de otras. OBJETIVOS DE LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
Informar a los trabajadores sobre cómo están haciendo su trabajo y lo que se espera de ellos.
Reconocer los méritos y resultados positivos obtenidos.
Corregir las desviaciones y los posibles errores tanto de comportamiento como de resultados, respecto a los objetivos previamente establecidos.
Permitir al evaluado conocer y contrastar su proyección al futuro permitiéndole ver con claridad la trayectoria de su carrera.
Detectar y poner de manifiesto las fortalezas y debilidades de los trabajadores.
Adecuar más eficazmente a la persona con el puesto de trabajo.
Conocer las pretensiones y demandas de los trabajadores.
Descubrir las carencias y necesidades de formación que los trabajadores pueden presentar para realizar correctamente su trabajo.
Mejorar las relaciones interpersonales entre el directivo y el personal a su cargo.
La evaluación del desempeño no es un fin en sí, sino un instrumento, un medio, una herramienta para mejorar los resultados de los recursos humanos de la organización. Para alcanzar ese objetivo básico (mejorar los resultados de los recursos humanos de la organización), Los objetivos fundamentales de la evaluación del desempeño se pueden presentar en tres fases:
Permitir condiciones de medición del potencial humano a efecto de determinar su plena utilización. Permitir que los recursos humanos sean tratados como una importante ventaja competitiva de la organización, cuya productividad puede ser desarrollada dependiendo, obviamente, de la forma de la administración. Ofrecer oportunidades de crecimiento y condiciones de participación efectiva a todos los miembros de la organización, con la consideración de los objetivos de la organización, de una parte, y los objetivos de los individuos, de la otra.
BENEFICIOS DE LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
1. Beneficios para el gerente: Evaluar el desempeño y el comportamiento de los subordinados, con base en factores de evaluación y, principalmente, contar con un sistema de medición capaz de neutralizar la subjetividad. • Proporcionar medidas a efecto de mejorar el estándar de desempeño de sus subordinados 2. Beneficios para el subordinado • Conoce las reglas del juego, • Conoce cuáles son las expectativas de su jefe en cuanto a su desempeño y, según la evaluación de éste, cuáles son sus puntos fuertes y débiles •Conoce las medidas que el jefe toma para mejorar su desempeño (programa de capacitación, de desarrollo, etc.) Dinamiza su política de recursos humanos, al ofrecer oportunidades a los empleados (promociones, crecimiento y desarrollo personal), con el estímulo a la productividad y la mejora de las relaciones humanas en el trabajo MÉTODOS TRADICIONALES DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO 1. Método de evaluación del desempeño mediante escalas gráficas Mide el desempeño de las personas empleando factores previamente definidos y graduados. De este modo, utiliza un cuestionario de doble entrada, en el cual las líneas horizontales representan los factores de evaluación del desempeño, mientras que las columnas verticales representan los grados de variación de esos factores. Cada factor es definido mediante una descripción sumaria, simple y objetiva. Entre estos dos extremos existen tres alternativas: 1.1 Escalas gráficas continuas: La evaluación se puede ubicar en un punto cualquiera de esa banda de variación. 1.2 Escalas gráficas semicontinuas: el tratamiento es idéntico al de las escalas continuas, pero con la diferencia de que, entre los puntos extremos de la escala (límite mínimo y máximo), se incluyen puntos intermedios definidos para facilitar la evaluación 1.3 Escalas gráficas discontinuas: son escalas en las cuales la posición de sus marcas se ha establecido y descrito previamente, el evaluador tendrá que escoger una de ellas para valorar el desempeño del evaluado Ventajas del método de evaluación del desempeño mediante escalas gráfi cas Ofrece a los evaluadores un instrumento de evaluación fácil de entender y sencillo de aplicar. Permite una visión integral y resumida de los factores de evaluación, o sea, las características del desempeño que son más importantes para la empresa y la situación de cada evaluado ante ellas. Simplifica enormemente el trabajo del evaluador y el registro de la evaluación no es muy complicado
Desventajas del método de evaluación del desempeño mediante escalas gráficas No brinda flexibilidad al evaluador, quien se debe ajustar al instrumento, en lugar de que éste se ajuste a las características del evaluado. Está sujeto a distorsiones e interferencias personales de los evaluadores, quienes tienden a generalizar su apreciación de los subordinados en todos los factores de evaluación. Tiende a caer en rutinas y estandarizar los resultados de las evaluaciones. Necesita de procedimientos matemáticos y estadísticos para corregir distorsiones, así como la influencia personal de los evaluadores. Tiende a presentar resultados condescendientes o exigentes de todos sus subordinados. 2. Método de elección forzosa El método de elección forzosa, aplicado experimentalmente, produjo resultados muy satisfactorios y, más adelante, fue adaptado e implantado en varias empresas Características del método de elección forzosa a.- Se forman bloques de dos frases de significado positivo y dos de significado negativo. Al juzgar al empleado, el supervisor o evaluador elige la frase que más se ajusta y, luego, la que menos se ajusta al desempeño evaluado. b.- Se forman bloques de sólo cuatro frases de significado positivo. Al juzgar al empleado, el supervisor o evaluador elige las frases que más se ajustan al desempeño del evaluado. Ventajas a.- Proporciona resultados más confiables y exentos de influencias subjetivas y personales, por cuanto elimina el efecto de generalización. b.- Su aplicación es simple y no requiere preparación intensa o sofisticada de los evaluadores. Desventajas a.- Su elaboración e implementación son complejas, exigiendo un planeamiento muy cuidadoso y demorado. b.- Es un método básicamente comparativo y discriminativo y presenta resultados globales; discrimina sólo los empleados buenos, medios y débiles, sin dar mayor información. c.- Cuando se utiliza para fines de desarrollo de recursos humanos, necesita una complementación de informaciones a cerca de las necesidades de entrenamiento potencial de desarrollo, etc. d.- Deja al evaluador sin ninguna noción del resultado de la evaluación con respecto a sus subordinados. 3. Método de evaluación del desempeño mediante investigación de campo Ofrece una enorme gama de aplicaciones, pues permite evaluar el desempeño y sus causas, planear, con el supervisor inmediato, los medios para su desarrollo y dar seguimiento al desempeño del empleado de forma más dinámica que otros métodos de evaluación del desempeño existentes.
Características del método investigación de campo
de
evaluación
del
desempeño
mediante
El especialista en evaluación del desempeño hace una entrevista de evaluación con cada jefe, cumpliendo aproximadamente el siguiente itinerario. a.- Evaluación inicial: el desempeño de cada funcionario se evalúa inicialmente en uno de los tres aspectos siguientes: - Desempeño más que satisfactorio. - Desempeño satisfactorio. - Desempeño menos que satisfactorio. b.- Análisis suplementario: una vez definida la evaluación inicial del desempeño de cada funcionario, ese desempeño pasa a ser evaluado con mayor profundidad a través de preguntas del especialista al jefe. c.- Planeamiento: una vez analizado el desempeño se elabora un plan de acción, que puede implicar: - Consejería al funcionario. - Readaptación del funcionario. - Entrenamiento. - Desvinculación y sustitución. - Promoción a otro cargo. - Mantenimiento en el cargo actual. d.- Seguimiento: se trata de una verificación o comprobación del desempeño de cada funcionario. Ventajas a.- Cuando está procedido de dos etapas preliminares de análisis de la estructura de cargos y de análisis de las aptitudes y calificaciones profesionales necesarias, permite al supervisor una profunda visualización no sólo del contenido de los cargos bajo su responsabilidad, sino también de las habilidades, las capacidades y los conocimientos exigidos. b.- Proporciona una relación provechosa con el especialista en evaluación, quien presta al supervisor una asesoría y también un entrenamiento de alto nivel en la evaluación de personal. c.- Permite efectuar una evaluación profunda, imparcial y objetiva de cada funcionario, localizando las causas de comportamiento y las fuentes de problemas. d.- Permite un planeamiento de acción e.- Permite un acoplamiento con el entrenamiento, plan de carreras y demás áreas de actuación de la ARH. f.- Acentúa la responsabilidad de línea y la función de staff en la evaluación de personal. g.Es el método más completo de evaluación. Desventajas a.- Tiene elevado costo operacional, por la actuación de un especialista en evaluación.
b.- Hay retardo en el procesamiento por causa de la entrevista uno a uno con respecto a cada funcionario subordinado y al supervisor. 4. Método de evaluación del desempeño mediante incidentes críticos Es un método sencillo de evaluación del desempeño, creando y desarrollado por los especialistas de las fuerzas armadas estadounidenses durante la Segunda Guerra Mundial. Características: Se basa en el hecho de que en el comportamiento humano existen ciertas características extremas capaces de conducir a resultados positivos o negativos. En consecuencia, el método no se preocupa por las características normales. Se trata de una técnica en que el supervisor inmediato observa y registra los hechos excepcionalmente positivos y los excepcionalmente negativos con respecto al desempeño de sus subordinados. Ventajas: Fácil de utilizar Evalúa el desempeño excepcionalmente bueno excepcionalmente malo. Destaca los aspectos excepcionales del desempeño. Las excepciones positivas deben ser realizadas y aplicadas. Las excepciones negativas se deben corregir y eliminar. Desventajas: No se ocupa de los aspectos normales del desempeño. Falla por fijarse en pocos aspectos del desempeño de ahí su carácter tendencioso y su parcialidad. 5. Método de comparación de pares Es un método de evaluación del desempeño que compara a los empleados de dos en dos, se anota en la columna de la derecha al que es considerado mejor en relación con el desempeño. Con este método también se pueden utilizar factores de evaluación. 6. Método de frases descriptivas Este método sólo difiere del método de la elección forzosa en que no es obligatorio escoger las frases. ¿Cuáles son los costos de las evaluaciones del desempeño?
Preparar los modelos de evaluación. Diseñar e imprimir los manuales y los cuestionarios de evaluación. Definir los objetivos y las metas. Comunicar la metodología a los ejecutivos y administradores. Distribuir el material de evaluación a los evaluadores y a los evaluados. Capacitar a los evaluadores para que puedan hacer las evaluaciones y las entrevistas. Dirigir las evaluaciones. Dar seguimiento a las evaluaciones.
Evaluar el resultado de las evaluaciones. Tomar medidas respecto a los resultados y los programas señalados.
NUEVAS TENDENCIAS EN LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO 1. Los indicadores suelen ser sistémicos, visualizan a la empresa como un todo y forman un conjunto homogéneo e integrado que privilegia todos los aspectos importantes o relevantes. 2. Los indicadores suelen ser seleccionados y escogidos con distintos criterios de evaluación, esto depende de que sean para premiaciones, remuneración variable, participación en los resultados, promociones, etc 3. Los indicadores suelen ser escogidos en conjunto para evitar posibles distorsiones y para no afectar otros criterios de evaluación. Existen cuatro tipos principales de indicadores: a. Indicadores financieros: : los relacionados con elementos financieros, como flujo de caja, utilidad, rendimiento sobre la inversión, relación costo beneficio. b. Indicadores ligados al cliente: como satisfacción del cliente (interno o externo), tiempo de entrega de pedidos, parte abarcada del mercado, competitividad en precio o calidad. c. Indicadores internos: como tiempo del proceso, índices de seguridad, índices de trabajo que se deben repetir, ciclo del proceso. d. Indicadores de innovación: como desarrollo de nuevos procesos, nuevos productos, proyectos de mejoras, mejora continua, calidad total, investigación y desarrollo. e. Evaluación del desempeño como elemento integrador de las prácticas de recursos humanos. La organización busca identificar aquellos talentos que serán los encargados y los responsables del resultado final global de sus unidades de negocios. 4.
Evaluación del desempeño como elemento integrador de las prácticas de recursos humanos. La organización busca identificar aquellos talentos que serán los encargados y los responsables del resultado final global de sus unidades de negocios.
5. Evaluación del desempeño por medio de procesos simples y no estructurados, es decir, se excluyen los antiguos rituales burocráticos basados en llenar cuestionarios y de comparación en la que se emplean factores de evaluación genéricos y muy amplios. 6. Evaluación del desempeño como forma de retroalimentación de las personas. La evaluación se convierte en un poderoso instrumento de retroalimentación 7. La evaluación del desempeño requiere que se midan y comparen algunas variables individuales, grupales y organizacionales. 8. La evaluación del desempeño cada vez le da más importancia a los resultados, a las metas y a los objetivos que al comportamiento mismo
9. La evaluación del desempeño ahora está íntimamente relacionada con la noción de las expectativas: ahora existe una relación entre las expectativas personales y los premios que se desprenden del nivel de productividad del individuo.